Auditoría de la gestión de compras y cadena de suministros en el Fondo Mundial

La mayor inversión del Fondo Mundial en relación a la adquisición de productos de salud representa aproximadamente el 40% de los desembolsos anuales. Por lo tanto, la gestión de compras y cadena de suministros de productos de salud es crítica para el Fondo en la lucha contra las tres enfermedades.

Esta auditoría es parte del plan de auditoría basada en el riesgo de la Oficina del Inspector General (OIG) para 2014, y apunta a evaluar la gobernanza, gestión de riesgo y controles internos relacionados con la adquisición, así como actividades y procesos de gestión de la cadena de suministros llevados a cabo por el Secretariado del Fondo Mundial. La auditoría busca dar garantías razonables a la Junta acerca de si los controles de las actividades de gestión de compras y cadena de suministros son adecuados para alcanzar las estrategias y objetivos del Fondo Mundial.

Específicamente, la auditoría busca responder tres preguntas:

  1. ¿De qué manera la estrategia de compras y cadena de suministros está efectivamente alineada y apoya los objetivos estratégicos del FM?
  2. La eficacia de los controles en apoyo de la implementación de estrategias, por ejemplo: a) si el FM está organizado y gestiona de una manera que facilita el cumplimiento de su mandato relacionado con las actividades de compra y cadena de suministros; b) si los controles sobre el conjunto de las actividades de los mecanismos de adquisición son adecuados y efectivos para asegurar compras que resulten en el máximo valor por el dinero; c) si el departamento de compras del Secretariado tiene capacidad y habilidad de liderar las compras de la organización.
  3. Si los mecanismos sobre la gestión de compras y cadena de suministros son adecuados y efectivos en mitigar los riesgos identificados.

La auditoría no incluye aquellos controles internos sobre gestión de procesos de compras y cadena de suministros llevados a cabo por Receptores Principales, que son normalmente sujeto de auditoría de país y para los cuales la supervisión es provista por la gestión de productos de salud en la División de Gestión de Subvenciones.

La estrategia de compras empleada por el Secretariado ha incrementado sus gastos en compras de USD $200 millones en 2012 a USD $ 1.200 millones en 2013 (USD $ 665 millones en 2014). Esto ha contribuido a la reducción en el tiempo de espera, reducción de costos para los mosquiteros tratados con insecticida y tratamiento combinado en base a artemisina, así como reducciones en general. Estas estrategias también tienen una reducción en los costos de agencia, aumento de la autonomía en relación al suministro, aumento del flujo de fondos para los agentes de compras y estabilización de niveles de suministro.

Las estrategias aplicadas se centran en la compra de productos esenciales de salud a nivel del Secretariado pero no cubren aun otros productos o gestión de procesos de la cadena de suministros en cualquiera de los dos niveles (Secretariado y país), los cuales son considerados como de “alto riesgo” de acuerdo con el Secretariado y las auditorías previas de la OIG. El Secretariado desarrolló recientemente un comité directivo sobre gestión estratégica de compras y cadena de suministros, y ha priorizado el desarrollo de una estrategia de cadena de suministros a nivel de país. Se espera que esta estrategia pueda guiar la aproximación del Secretariado y su rol en la inversión en el sistema de la cadena de suministros en diferentes contextos de país.

Aunque la estrategia aun no cubre todos los productos clave, los procesos de gestión de compras y la cadena de suministros, esta área está calificada en general como eficaz. El Secretariado ha priorizado el desarrollo de estrategias de compras pendientes para productos claves de salud para 2015, incluyendo diagnóstico y drogas para tuberculosis. Por otro lado, el Secretariado tiene un plan parcial en relación al desarrollo de la estrategia de gestión de la cadena de suministros, con un comité designado para supervisar el desarrollo. Sin embargo, al momento de la auditoría se había logrado un limitado progreso al respecto.

Eficacia de los controles para apoyar la implementación de las estrategias de gestión de compras y cadena de suministros

El departamento de compras ha desarrollado su capacidad estratégica en los pasados dos años y el Secretariado ha reestructurado su modelo operacional de compras y reorganizado el equipo para cumplir su visión y objetivos. Sin embargo, la estrategia de compras necesita apoyarse en un marco de control interno, que incluya recursos, políticas y procedimientos, herramientas y sistemas para apoyar efectivamente la implementación de sus actividades. El desarrollo de operaciones y controles internos que apoyaría la efectiva implementación de la estrategia de compras no se había priorizado al momento de la auditoría. Esto se ha constituido en el entorno de control dentro del cual las estrategias son implementadas. En particular:

Subvención relacionada a la gestión de compras y cadena de suministro (aproximadamente USD 1.300 millones)

• La estructura organizacional actual del Secretariado no apoya la efectiva ejecución de actividades relacionadas a la gestión de compras y cadenas de suministros, especialmente las actividades del conjunto de mecanismos de adquisición. Esto se debe a una falta de efectiva colaboración entre los equipos relacionados a compras en las divisiones de Gestión de Subvenciones y Finanzas. Las prioridades y roles de los dos equipos no están definidas y armonizadas, y no se han desarrollado vínculos eficaces para facilitar sus respectivos roles. El Secretariado es consciente de esta debilidad y ha iniciado procesos para abordar este desafío estructural. Aun así, este proceso no se ha completado.

• Los controles del Secretariado sobre los procesos del conjunto de mecanismos de adquisición eran inadecuados al momento de la auditoría. Esto incluye la ausencia de conciliación de fondos transferidos a agentes de servicios de adquisición, lenta conciliación y cierre final de facturas emitidas por el agente de adquisición, entre otras. Al momento de la auditoría se designó a un miembro del personal para resolver los temas financieros identificados por la OIG.

• Si bien el Secretariado estableció procesos para medir el conjunto de mecanismos de adquisición relacionados al desempeño, no ha formalizado las metodologías, terminologías y fechas de corte para calcular e interpretar la clave del conjunto de mecanismos de adquisición relacionados a los indicadores de desempeño. En consecuencia, la OIG no pudo validar la precisión de los resultados de desempeño reportados.

Adquisición de bienes y servicios para el Secretariado (aproximadamente 275 millones)

• El estudio de la OIG encontró que el 74% de los productos elegibles, no de salud, relacionados a la muestra de transacciones de compras (excluyendo el conjunto de mecanismos de adquisición relacionados a compras) fueron por efecto de medios no competitivos. No se encuentran en funcionamiento los controles compensatorios que garanticen el mejor valor en ausencia de competencia. Durante la auditoría, el Secretariado se embarcó en un proceso de actualización de sus políticas y regulaciones internas de compras.

• El Secretariado no tiene establecido un sistema de gestión interno de información que provea datos relacionados con compras para el proceso de toma de decisión. Se incluyó el desarrollo del sistema de información para el departamento de compras en el plan de trabajo 2015 de Tecnología de la Información del Secretariado.

La OIG confirma la conclusión de una auditoría del FM realizada por la Comisión Europea a fines de 2014 que indica “que existían debilidades y deficiencias materiales en los sistemas de compras, controles, reglas y procedimientos”.

El Secretariado ha establecido medidas que se espera puedan abordar los temas identificados en la auditoría, por ejemplo la actualización de políticas de adquisición, entre otros.
Idoneidad y eficacia de la garantía de mecanismos para mitigar riesgos identificados sobre la gestión de compras y cadena de suministros

La evaluación de riesgo del Secretariado, utilizando la herramienta de evaluación de riesgo cualitativo, planificación de acción y seguimiento, ha identificado riesgos relacionados a la gestión de compras y cadena de suministros como una prioridad a nivel de país. Sin embargo, el Secretariado no ha asignado suficientes recursos para obtener las garantías sobre las actividades de gestión de compras y cadena de suministros ya que, por ejemplo, solo el 5% del presupuesto del Agente Local del Fondo ha sido asignado a garantizar la gestión de compras y cadena de suministros.

Antes de la auditoría, el Secretariado había desarrollado un plan completo para mejorar la eficacia de esta área. Se estableció un grupo de trabajo de alto nivel en riesgo y garantías para articular y formalizar el marco de garantías alrededor de las subvenciones de financiamiento. El grupo considerará, entre otros temas, el nivel de garantías y cómo el Secretariado obtendrá las garantías requeridas sobre los riesgos relacionados a las compras y la cadena de suministros.

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