El Comité de Ética y Gobernanza (EGC) se reunió del 13 al 15 de marzo de 2018 en Ginebra, Suiza. Entre los temas abordados se encuentran los resultados de las sesiones ejecutivas; la función de supervisión ética, prioridades estratégicas y planificación 2018; resolución de conflictos en las constituyentes de la Junta; fortalecimiento del proceso de selección de las autoridades de la Junta, entre otros.
El vicepresidente del comité, Jan Paehler, coordinó la reunión en colaboración con tres miembros: Mirta Roses Periago, Ana Filipovska y Jason Wright. El vicepresidente del EGC dio la bienvenida a las nuevas autoridades del EGC, Sandra Thurman como presidenta y Grace Rwakarema como vicepresidenta. A continuación se detallan los temas abordados durante la reunión:
ÉTICA:
Resultados de las sesiones ejecutivas:
• Evaluación anual de desempeño del oficial de Ética: se decidió revisar y codificar el proceso de desempeño anual del oficial de ética. Se enviará a la Junta tan pronto como se complete la evaluación
• Revisión de políticas clave de ética e implementación: casos confidenciales de ética: el EGC debatió sobre la revisión de las políticas en curso y los procesos sobre acoso sexual. El EGC recomendó expandir el proceso más allá del personal contratado y los oficiales de gobernanza. El EGC revisará los resultados del proceso de revisión del Secretariado en su próxima reunión y considerará los cambios que sea necesario realizar al código de conducta. El EGC debatió y decidió sobre casos confidenciales de ética en los hallazgos del oficial de ética. Se presentarán los resultados en la 39ª reunión de la Junta.
• Temas fiduciarios de los miembros de la Junta: se acuerda revisar las medidas de mitigación de riesgos, protección por P&I.
Función de supervisión ética, prioridades estratégicas y planificación 2018
Nick Jackson presentó un breve resumen de los puntos clave del informe de opinión del oficial de ética sobre el estado de ética a través de la Junta, el Secretariado y Operaciones (programas de subvenciones).
El EGC agradeció la presentación de un informe reflexivo y completo, y realizó las siguientes observaciones:
• Es necesario aclarar en el futuro el estado de la ética en el FM, utilizando como punto de referencia otras organizaciones a fin de embeberse más en una cultura ética organizacional.
• En referencia a la sobrecarga de trabajo se debe definir el tamaño de la población para la cual sirve el oficial de ética (Junta, Secretariado, Operacional, etc.), y cómo puede alcanzar mejor esa población además de considerar si el equipo tiene los recursos necesarios. Se solicita al oficial de ética que considere las necesidades de las respectivas poblaciones y se lo alienta a comprometerse donde sea más necesario.
• El EGC se sorprende de que solo haya dos casos a nivel de MCP considerando los potenciales conflictos de interés a ese nivel y los desafíos en el relacionamiento entre MCP y otros actores, incluyendo equipos de país. Se identificó la necesidad de capacitar a los MCP en ética.
• Sesiones del Secretariado sobre código de conducta: parece haber un énfasis en abuso sexual, pero se identificó la necesidad de abordar el abuso de autoridad y poder.
• Se propuso sistematizar la Integridad del debido proceso en los tres niveles.
Cultura de la Junta
El EGC acordó que la cultura de la Junta debe permanecer como un área temática del plan de acción de gobernanza, con un primer ítem de acción orientado a realizar una evaluación de la cultura de la Junta. En conformidad, el plan de acción de gobernanza será actualizado para su entrega en la próxima reunión del EGC.
GOBERNANZA
Resultados de las sesiones ejecutivas:
• Proceso de selección de los miembros de comités: el EGC revisó y debatió sobre los perfiles y documentación referida a todos los candidatos que se presentaron para los tres comités, a fin de evaluar las competencias de acuerdo a los procedimientos operativos de la Junta y los comités. El análisis consolidado será enviado a las autoridades de la Junta y no incluirá un ranking y/o eliminación de candidatos.
• Proceso de selección del director ejecutivo: se acordó compartir con la Junta un informe de alto nivel que incluya los principales hallazgos y/o recomendaciones para el proceso de selección del DE 2017. Los resultados del proceso de selección del DE 2016 se compartirán en la 39ª reunión de la Junta en mayo de 2018.
Resolución de conflictos en las constituyentes de la Junta
Se acordó compartir la guía de principios sobre resolución de conflictos en las constituyentes; consultas a la Oficina de Asuntos Legales de la Junta y el oficial de ética sobre la posibilidad de explorar opciones para identificar facilitadores externos neutrales para resolver los conflictos de las constituyentes.
Marco en el abordaje
Se identificó la necesidad de mejorar la navegación en el portal OBA, enlazar los documentos por área temática y por comité. Además de mejorar el proceso de capacitación continua de los miembros de la Junta.
Revisión de documentos centrales de gobernanza
La última revisión de los documentos centrales de gobernanza (reglamentos, procedimientos operativos de la Junta y los comités y características de los comités permanentes) se llevó a cabo en el año 2016. Se consideró que es tiempo de llevar a cabo una revisión exhaustiva; sin embargo, será necesario resolver antes algunos temas de gobernanza claves en curso de revisión.
Fortalecimiento del proceso de selección de las autoridades de la Junta
El EGC apoyó la propuesta de combinar elementos de ambas opciones. Esta alternativa provee un único comité de selección y da la posibilidad a los dos grupos votantes (donantes e implementadores) de comprometerse directamente en el proceso de selección de las autoridades de la Junta a través de sub-comités complementarios, se mantendrá la rotación de roles entre presidente y vicepresidente de la Junta. Se propone que el proceso sea corto y con un alto nivel de confidencialidad para ayudar a atraer los candidatos más calificados. Se acuerda hacer llamados de consulta a la Junta en las últimas semanas de marzo. En seguimiento a ello el EGC hará las recomendaciones a la Junta, que incluirán el proceso y cronograma además de u borrador de términos de referencia para el Comité de Selección de Autoridades de la Junta.
Plan de acción de gobernanza
El EGC solicita aclaraciones adicionales previo a la entrega al próximo EGC, especialmente sobre el proceso de selección de las autoridades de la Junta, mecanismo de supervisión de temas transversales, ventajas especificas en los roles de los comités.
Actualización sobre la evaluación del proceso de desempeño de la gobernanza de los Comités
Egon Zehnder recomienda al EGC: a) fortalecer el proceso de selección de las autoridades de la Junta; b) revisar los mandatos de los Comités y el Grupo de Coordinación, para que sean más específicos y reducir los temas transversales a los comités; c) prolongar a tres años el plazo de servicio en los comités; d) revisar los criterios y/o su implementación para asegurar que el lenguaje y las habilidades de comunicación de las autoridades de los comités y sus miembros sean adecuados.
El EGC acuerda con las recomendaciones.
Proceso de selección de los Comités
EL EGC manifiesta su preocupación por la falta de propuesta de candidatos en algunos casos, será necesario aclarar más en detalle las expectativas respecto de los candidatos a presidentes y vicepresidentes, fortalecer la comunicación y transparencia son claves, fortalecer el proceso para asegurar el riego reputacional de la organización. Se propone como un tema pendiente de revisión por parte de los próximos miembros del Comité, dentro del Plan de Acción de Gobernanza.
Lugar adicional en el Comité de Estrategia para donantes públicos
El EGC aprueba la enmienda a las características del Comité de Estrategia GF/EGC06/DP02, además apoya un abordaje pragmático de acomodar nuevos donantes adicionales públicos, con mínima disrupción del proceso en curso, y la nueva constituyente no es aun operativa. Por lo cual: a) el actual proceso de selección continuara siendo como está planificado, con candidatos de constituyentes sin voto considerados para dos lugares en Comité de Auditoria y Finanzas (AFC) y dos en el Comité de Estrategia (SC); b) el asiento adicional propuesto para decisión de la Junta. En el futuro proceso de selección, el lugar adicional en el SC que entraran en el pool de lugares sin voto disponibles en el comité. Esto no será reservado específicamente como adicionales para Constituyentes de Donantes Públicos.
Mecanismos Coordinadores de País (MCP). Actualización de la evolución de los MCP
Existe un reconocimiento general de las debilidades dentro de los MCP en abordar el comportamiento ético (como se destaca en la auditoria de la OIG), por lo tanto, es esencial integrar al código de conducta en la política de MCP como un criterio de elegibilidad, y también apoyar la credibilidad del lanzamiento del plan
En referencia a la presentación de la Evolución de MCP, el EGC endosa la aproximación del modelo diferencial y de maduración. Recomienda la implementación en el corto plazo. En referencia al nivel de ambición, el EGC alienta al SC a ser lo más ambicioso posible.
Se acuerda que dos miembros del EGC participaran como observadores en la reunión del SC. En abril se coordinará una sesión virtual para que el EGC respalde las decisiones de las reuniones del SC y AFC.
Tamaño y composición de la Junta
Este tema requiere alcanzar un balance entre los intereses de los principales donantes y la necesidad de atraer y aumentar el compromiso de donantes adicionales. El EGC enfatiza la importancia de que la Declaración de Compromiso preparada por el Grupo de donantes sea consistente con las decisiones de la Junta y documentos de gobernanza, y se solicita el asesoramiento del Consejero Legal. Además, reconoce que la Declaración de Compromiso no debería expandirse para cubrir a todas las Constituyentes en esta etapa. Mientras el Grupo de donantes podría determinar el umbral financiero, el EGC enfatiza la importancia de que el grupo donante considere la admisión voluntaria de donantes en las constituyentes de donantes públicos existentes y la formación de constituyentes multi – país. Se invita a los miembros a compartir sus aportes y retroalimentación con el Grupo donante a través del presidente del Grupo Donante. Finalmente, se solicitará el grupo Donante incorporar los aportes del EGC y presentar su marco para la asignación de lugares en la reunión de la Junta en mayo.
Temas legales y de riesgo: informe de gestión de riesgo
En preparación a las reuniones de los Comités, los miembros del EGC deben señalar los riesgos específicos y riesgos relacionados al ámbito de los Comités. El Secretariado hará uso del ORR para debatir esos riesgos. También, se destaca la existencia de un considerable retraso en el periodo trascurrido entre la finalización del informe anual de riesgo y su posterior consideración por la Junta. Finalmente, se refiere que el Secretariado debería estar preparado para hablar del riesgo relacionado al cambio de autoridades y otros eventos; por ejemplo, Responsable de FISA/Responsable de Cadena de Suministros, además de acoso sexual y falta de ética laboral, asociación con Heineken.
Privilegios e inmunidades
Se acuerda que antes de formular la recomendación sobre futuros PIAG, el Secretariado bajo el liderazgo del nuevo director ejecutivo deberá dar su visión sobre el deseo de expandir los privilegios e inmunidades.
