Acuerdos de las reuniones presenciales del Grupo de Coordinación

El Grupo de Coordinación mantuvo dos reuniones presenciales durante noviembre de 2016, los días 14 y 17. Las reuniones se centraron en varios temas clave fundamentales para mejorar el funcionamiento efectivo y eficiente del rol del GC según sus términos de referencia.

El informe de la decimonovena reunión presencial del Grupo de Coordinación (GC) resume las discusiones llevadas a cabo el 14 de noviembre de 2016. Durante la reunión se abordaron temas clave para mejorar el funcionamiento efectivo y eficiente en el cumplimiento del rol del GC según sus términos de referencia, con particular énfasis en la preparación de la Trigésimo Sexta Reunión de la Junta y mejoras en la modalidad de trabajo a futuro de la Junta y de los comités.

Se organizan a continuación los temas abordados en seguimiento a los ítems de agenda:

1. Durante la sesión de intercambio con el director ejecutivo Mark Dybul los miembros del GC preguntaron sobre las implicancias en las fuentes de recursos del Fondo Mundial y el uso de fondos a la luz de los resultados de la elección reciente en Estados Unidos. Lo más deseable a esperar son posiciones socialmente conservadoras mientras se enfocan en salvar vidas y asegurar valor por el dinero. Las tasas de intercambio de negociación pueden ser desafiantes. En general, se necesitará un cambio en los esfuerzos de abogacía y el FM deberá encontrar diferentes perfiles de abogados.

2. Agenda de la Trigésimo Sexta Reunión de la Junta: los miembros del GC debatieron sobre potenciales desafíos de la agenda. Identifican tensión alrededor de algunos temas de asignación, fuentes y usos de fondos, dada la complejidad de estos temas. El vicepresidente del Comité de Estrategia informó a los miembros sobre algunas preocupaciones en relación al financiamiento prospectivo del GRET de las asignaciones de país desde el financiamiento catalítico, además de consideraciones del valor del dinero y balance en el financiamiento de socios técnicos. Los socios técnicos han intentado enfocarse en temas centrales a ser financiados en la lista de inversiones catalíticas.
Las autoridades del Comité de Ética y Gobernanza actualizan sobre el proceso de selección del director ejecutivo: la Junta revisa los términos de referencia del director ejecutivo e incluiría un director ejecutivo adjunto. Las autoridades de la Junta están viendo candidatos para el Comité de Nominación Ad Hoc. Los miembros del GC intercambian puntos de vista sobre el informe del GC a la Junta. Los miembros clarifican nuevamente su rol haciendo hincapié en el uso de esa plataforma para debatir temas transversales (uso de fondos y recursos, implicancias de la tasa de intercambio, riesgo, MCP), así como los modos de mejorar el trabajo de los comités, desde los puntos de vista de proceso y programáticos.

3. Reuniones de Comités escalonadas (marzo 2017) y mejoras en el trabajo del comité: el presidente de la Junta inicia el debate considerando las preocupaciones manifestadas por los miembros de la Junta y los comités, incluyendo las autoridades del comité, sobre la carga de trabajo y la cantidad de documentos. Los miembros del Grupo de Coordinación tomaron en cuenta las recientes reflexiones del vicepresidente del Comité de Estrategia y Gobernanza, en la cual se delinearon bien las causas raíz: “Recientemente estamos frente a demasiados temas sustanciales que no pueden ser acordados con el estilo parlamentario de la Junta en dos días. Esto lleva a un gran número de documentos que deben producirse (y leerse) al mismo tiempo, lo cual lleva a un secretariado/OBA agobiado y genera un envío tardío de los documentos. En consecuencia, habrá poco tiempo para que los miembros de la junta lean, analicen, consulten y preparen comentarios y contribuciones por escrito, lo cual da lugar a la necesidad de extensas presentaciones e intervenciones que no responden al documento. Esto finalmente lleva a la pregunta de por qué se han elaborado los documentos en primer lugar.
Por lo cual se propone explorar las siguientes opciones:
i. reducir el número de temas de las reuniones de la Junta y delegar mayor poder de decisión a los comités;
ii. aumentar el número de reuniones de la Junta mediante: a) dos reuniones de la Junta y dos retiros; todos ellos en Ginebra (adicionalmente podría ofrecerse una visita de estudio separada); o b) medio día de teleconferencia de la Junta con frecuencia bimensual con un solo tema pautado por conferencia;
iii. reducir la carga de trabajo para la preparación de la Junta con: a) documentos breves, cinco páginas como límite; b) menos expectativas de detalles, en su lugar preferir enfocarse en la justificación de la recomendación del comité; c) no hacer presentaciones de power point en las reuniones de la Junta; d) ¿qué más se sugiere?
iv. fortalecer OBA.”
Finalmente se acuerda que a finales de enero de 2017 la Oficina de Asuntos de la Junta, en consulta con las autoridades de la Junta y las autoridades del Comité de Estrategia y Gobernanza, deberá preparar un documento borrador con sugerencias para reestructurar el trabajo de la Junta y los comités a fin de ser presentado para debate en el retiro de la Junta a finales de febrero de 2017.

4. Otros temas: el Grupo de Coordinación intercambia puntos de vista sobre la organización de reuniones de la Junta fuera de Suiza y delinea varios desafíos asociados a ello, como los costos de los viajes (clases del viaje), esfuerzos adicionales logísticos para preparar las reuniones de la Junta, limitado número de personal del Secretariado para apoyar y seguir los debates en la Junta, episodios de enfermedad asociados a la producción masiva de alimentos en el lugar de reunión y limitada asistencia a las visitas de campo debido a la restricciones de tiempo. Debería haber alternativas para las reuniones fuera de Suiza, como por ejemplo: reuniones de inducción a miembros de la Junta dentro de aspectos programáticos del trabajo del FM, delegaciones más pequeñas para las reuniones fuera de Suiza, o se deberían organizar solo reuniones pequeñas o retiros fuera de Suiza.
En cuanto a la regla del FM de prohibir la realización de reuniones de gobernanza en países donde existen violaciones de los derechos humanos, el presidente de la Junta expresa su opinión sobre la posibilidad de enmendar esta regla para permitir a los países utilizar este evento para abogar fuertemente con el gobierno local.

El informe de la decimoctava reunión presencial del Grupo de Coordinación (GC) resume las discusiones llevadas a cabo el 17 noviembre de 2016. Durante la reunión se abordaron temas clave para mejorar el funcionamiento efectivo y eficiente en el cumplimiento del rol del GC según sus términos de referencia, con particular énfasis en lecciones aprendidas y temas de acción de la Trigésimo Sexta Reunión de la Junta, y cambios en la revisión de temas transversales supervisados por los comités permanentes.

Se organizan a continuación los temas abordados en seguimiento a los ítems de agenda:

1. Retroalimentación de la Trigésimo Sexta Reunión de la Junta: los miembros del GC consideran que hubo mayor interacción y diversidad de opiniones dentro de las delegaciones de la Junta y a través de las constituyentes donantes e implementadoras, y que la atmósfera estuvo menos polarizada. Las constituyentes africanas parecen haber actuado más independientemente. Se destacó la calidad de los debates en referencia a los MCP y el modelo de negociación del Fondo Mundial.
Mientras la reunión general parecía dinámica, hubo momentos en los que se dieron debates apresurados y que no siguieron el debido proceso (por ejemplo, la introducción a ítems de discusión/decisión). Los miembros del GC se comprometieron a involucrarse más tempranamente en la planificación de la estructura de las sesiones, resultados esperados y sobre las opciones disponibles en puntos críticos de decisión (por ejemplo, Grupo Asesor de Indicadores Claves de Desempeño)
Los miembros del GC identificaron la necesidad de recibir una capacitación/entrenamiento sobre temas de proceso para nuevos miembros de la Junta y miembros del GC.

2. Avances en el comité de trabajo: se identifica la necesidad de contar con resúmenes ya que se pierde información crucial debido al gran volumen de los documentos. Durante la reunión se decidió nombrar los siguientes comités para liderar los temas transversales detallados a continuación: Comité de Estrategia – Indicadores Clave de Desempeño; Comité de Auditoría y Finanzas – Riesgo; Comité de Ética y Gobernanza – MCP. Se sugiere no tener más sesiones conjuntas de información, pero que los presidentes de los comités tengan la posibilidad de participar de las reuniones de otros comités.
Los miembros del GC intercambiaron opiniones sobre cómo el Secretariado y la Oficina de Asuntos de la Junta podrían mejorar el desempeño de su trabajo. Las sugerencias incluyeron los siguientes puntos: i) proveer traducciones de excepción del inglés al francés durante las reuniones de comités; ii) especificar el propósito y la agenda cuando se envíen invitaciones a participar de teleconferencias; iii) las llamadas no deben durar más de 45 minutos; y iv) encontrar soluciones alternativas cuando las llamadas no sean funcionales para las autoridades de los comités debido a razones técnicas.

3. Otros temas: la agenda del retiro de la Junta a realizarse el 26 y 27 de febrero de 2017 se enfocará en temas de gobernanza: nombramiento del director ejecutivo, proceso de selección y TdR para el proceso de selección del director ejecutivo, mejorar la eficiencia de gobernanza y la supervisión de los MCP. Además se debatió el proceso de manejo de documentos confidenciales.

Authors
Top