Auditoría del proceso de monitoreo de subvenciones

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En esta auditoría, la Oficina del Inspector General (OIG) encontró numerosas fallas en el control de la implementación de las subvenciones y en el monitoreo de los procesos. La auditoría de la OIG coincide con el periodo en el que los sistemas de gestión de subvenciones están sufriendo un gran cambio gracias al número de iniciativas del Secretariado.

El monitoreo de las subvenciones es el proceso por el cual del Fondo Mundial revisa y mide el desempeño programático y financiero de aproximadamente 400 subvenciones que financia en 100 países.

El monitoreo de subvenciones evalúa el progreso con relación a los objetivos, identifica riesgos además de las correspondientes medidas mitigadoras, asegurando que los fondos son utilizados como fuera previsto y que los programas del FM alcancen el máximo impacto. En seguimiento a las recomendaciones de varios cuerpos de gobernanza, supervisión y garantía, el FM ha mejorado continuamente, a través de los años recientes, las estructuras de gestión de subvenciones, procesos, controles y sistemas para fortalecer la eficiencia y eficacia.

Sin embargo, en esta auditoría, la OIG encontró numerosas fallas en el control de la implementación de las subvenciones y en el monitoreo de los procesos. Por ejemplo, los auditores identificaron numerosas debilidades en las decisiones anuales de financiamiento, un escalón critico en la revisión general del desempeño de subvenciones. También concluyeron que la evaluación del desempeño de subvenciones en curso y el monitoreo necesitan mejoras significativas. Varios de los temas identificados con relación a los sistemas legales y procesos están siendo reemplazados actualmente por el Secretariado. Otros temas relacionados a fallas en políticas y procedimientos, guías para superar esas fallas en políticas y procedimientos, guías para apoyar la operación de las políticas, delineación de roles y responsabilidades, y garantía de calidad de procesos.

La auditoría de la OIG coincide con el periodo en el que los sistemas de gestión de subvenciones están sufriendo un gran cambio gracias al número de iniciativas del Secretariado. El Proyecto de Gestión Integrada Acelerada empezó en 2015 y apunta a mejorar los procesos de gestión de subvenciones. Como parte de este proyecto, una nueva plataforma llamada Sistema Operativo de Subvenciones ese encuentra en implementación. El Secretariado espera abordar varios temas identificados por la OIG cuando la nueva plataforma esté a punto. El Proyecto de Diferenciación por Impacto, lanzado en 2016, adapta los procesos de gestión y recursos de personal de acuerdo con el tamaño de las subvenciones, carga de enfermedad e impacto sobre la misión del FM. Como resultado, los países ahora fueron divididos en tres categorías: alto impacto, central y concentrado.

A pesar de los cambios mencionados arriba, la OIG encontró los siguientes asuntos:

En referencia a la decisión de financiamiento anual, debilidades en los procesos actuales de revisión de desempeño de las subvenciones, incluyendo: políticas y procesos poco claros, brechas en los controles preventivos y de detección durante la revisión y aprobación de decisiones de financiamiento, e insuficiente descripción de roles y responsabilidades.

Existe una alineación limitada entre los indicadores de desempeño de las subvenciones y las asignaciones de recursos en el presupuesto de la subvención. Para la muestra de subvenciones revisadas en la auditoría, la OIG notó que, en promedio, una proporción significativa del presupuesto total de subvenciones fue asignada a actividades para las cuales no había indicadores de desempeño relacionados.

Los auditores también encontraron limitada correlación entre el desempeño programático y el financiamiento de las subvenciones. Por ejemplo, varias subvenciones recibieron una alta calificación de desempeño a pesar de la baja capacidad de absorción de fondos. Aunque existan razones legítimas para esto, no existen en la actualidad revisiones de esos casos para validar si la pobre correlación entre absorción y desempeño es razonable o no.

El complejo y a veces duplicado requerimiento del informe de monitoreo de subvenciones ha ido aumentando el desafío para el Secretariado e implementadores, resultando en significativos retrasos en el envío de actualizaciones de progreso rutinarios por parte del Receptor Principal.

Aunque el Secretariado ha mejorado la revisión de política y procesos de subvenciones, se necesitan mecanismos efectivos para seguir las revisiones de subvenciones. Se ha identificado la limitada capacidad del Secretariado para monitorear la revisión y asegurar la aplicación coherente de la política con los niveles correctos de aprobación obtenidos.

La auditoría de la OIG llama a un monitoreo más sistemático del desempeño general del gerente de cartera a nivel de gestión sénior. Aunque la gestión de subvenciones es central en los asuntos de negocios del FM, no existe un efectivo cuerpo de supervisión a nivel de gestión ejecutiva para monitorear el alto nivel de desempeño de la cartera de subvenciones.

Además de la implementación de la nueva plataforma de subvenciones, la cual abordará varias de las limitaciones de los sistemas legales, el Secretariado revisará la implementación de procesos de subvenciones y controles en los nuevos Sistemas Operativos de Subvenciones hacia finales del próximo año.

Dependiendo de la revisión de resultados, el Secretariado actualizará los controles y revisará las guías; para abordar la falta de supervisión, el secretariado establecerá un Comité de Revisión de Cartera para monitorear el desempeño regularmente. También, revisará la aplicación del Proyecto de Diferenciación por Impacto particularmente enfocado en la categoría de países.

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