Auditoría de los procesos de asignación de subvenciones

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En esta auditoría la Oficina del Inspector General (OIG) evaluó cómo el Fondo Mundial procesó las solicitudes de financiamiento hasta llevarlas a subvenciones listas para el desembolso para responder al sida, la tuberculosis y la malaria.

La OIG concluyó que el proceso de las subvenciones ha mejorado significativamente bajo el nuevo modelo de financiamiento (NMF) iniciado en 2014. Sin embargo, el ritmo es más lento de lo esperado, los procesos son engorrosos, existe escasa diferenciación entre grandes o pequeñas subvenciones y la identificación de riesgos clave no está integrada en otras actividades de gestión de riesgos del Secretariado. El FM está abordando los problemas planteados por la OIG para mejorar en profundidad el desarrollo de las subvenciones.

El FM reemplazó el modelo de financiamiento previo basado en rondas con un modelo que permite a los países preparase más tempranamente para asegurar una mayor flexibilidad y predecir el financiamiento. Un aspecto central del nuevo modelo de financiamiento es el proceso de desarrollo de la subvención, que transforma las solicitudes de financiamiento en subvenciones listas para desembolsos para la aprobación de la Junta, una vez que fueron revisados y evaluados por los socios técnicos.

A pesar del rápido cambio de rumbo bajo el nuevo modelo, las solicitudes de financiamiento, ahora como “notas conceptuales”, son traducidas en subvenciones más lentamente que lo pensado. Habiendo transcurrido un año y medio del periodo de asignación (junio 2015), a pesar del objetivo de tres meses, solo el 37% de las notas conceptuales han sido transformadas en subvenciones que pueden afectar la implementación de programas. Sin embargo, en diciembre de 2015, esto aumentó a un 64%.

Los difíciles procesos del Secretariado, duplicación de información e inadecuados sistemas han creado ineficiencias que enlentecieron las cosas. Aunque los resultados bajo el NMF y el viejo sistema de rondas han permanecido en gran parte igual, existen más procesos. Por ejemplo, en promedio, 22 documentos han tenido que prepararse ahora, en comparación con los ocho documentos centrales que fueron originalmente concebidos.

Al momento de la auditoria, el Secretariado diferenció el proceso de desarrollo de la subvención a fin de reducir la sobrecarga de trabajo por pequeños y menores riesgos. Aun así, existen limitados progresos en la operatividad de la diferenciación; el volumen de documentos requeridos para firmar las subvenciones ha permanecido igual para todos los portafolios independientemente del tamaño de la subvención y el riesgo.

La OIG notó que la gestión de riesgo bajo el proceso de desarrollo de la subvención es un proceso independiente que no ha sido integrado con otros riesgos relacionados al proceso del Secretariado ya instalados, por ejemplo, la finalización de la evaluación de riesgo cualitativo, planificación de acción y herramienta de seguimiento. Existe también un mecanismo para asegurar que los riesgos identificados y las medidas para mitigarlos propuestas durante el desarrollo de la subvención sean seguidas una vez que la implementación esté en curso. Como las diferentes herramientas de gestión del riesgo no se interrelacionan con otras, los equipos de país deben ingresar manualmente la información varias veces.

El FM está implementado acciones que incluyen la simplificación de procesos y asignar más recursos para apoyar portafolios grandes y en riesgo.

El informe completo (en inglés) puede consultarse aquí.

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