Comité de Ética y Gobernanza: tercera reunión anual

GC 20

El Comité de Ética y Gobernanza llevó a cabo su tercera reunión anual, en la que se discutieron temas clave como el proceso de selección de autoridades de la Junta y del director ejecutivo del Fondo Mundial, el fortalecimiento del funcionamiento de los MCP, la función ética de supervisión y prioridades estratégicas para 2017, entre otros.

La tercera reunión del Comité de Ética y Gobernanza se realizó en dos fechas separadas para acordar el flujo y modalidad de trabajo: la primera parte se llevó a cabo de manera virtual el 7 de febrero de 2017, seguida de una reunión presencial del 27 al 28 de marzo en Ginebra, con la presencia del presidente y vicepresidente del comité, Mohamed Salah Ben Ammar y Jan Paehler, respectivamente.

Parte I: 7 de febrero de 2017

1. Proceso de selección de autoridades de la Junta (sesión ejecutiva)

El presidente presentó un resumen de las revisiones de los términos de referencia (TdR) de las autoridades de la Junta y el nuevo proceso de selección, seguido por Raegan Boler, especialista sénior de la Oficina de Asuntos Internacionales (OBA), quien presentó las revisiones propuestas por Egon Zehnder y la propuesta por OBA, destacando que la mayor parte del formato de los TdR se han mantenido con algunos agregados basados en los aportes recibidos de la Junta. Aplicando los principios de complementariedad y compatibilidad entre el presidente y vicepresidente de la Junta, además de asegurar la continuidad de gobernanza y responsabilidad de transición, las actualizaciones clave de los TdR incluyen: mayor claridad alrededor del ámbito y división de roles y responsabilidades de las autoridades de la Junta, delegación de autoridad, nivel de tiempo comprometido, honorarios y modelo de rotación de roles.

Próximos pasos: luego de la actualización del paquete de documentos para la selección de las autoridades de la Junta (TdR, principios para guiar cambios en los TdR, mapa del proceso de selección) se programarán intercambios entre el EGC y la Junta durante la semana preparatoria al Retiro de la Junta. A continuación, el EGC aprobará por vía electrónica el punto de decisión del proceso de selección y los TdR antes de recomendarlos para su aprobación en el Retiro de la Junta el 27 y 28 de febrero (Ítem de acción EGC03/02).

2. Mejoras prácticas a la gobernanza previo al retiro de la Junta

Las mejoras propuestas se basan en los aportes recibidos a través de consultas a la Junta y comités, retroalimentación de evaluaciones de desempeño, búsqueda de buenas prácticas y experiencias individuales. Esto incluye las siguientes áreas temáticas: a. Junta y mandatos de la Junta y planes de trabajo, b. Agendas de la Junta y comités, c. Documentación, d. Trabajo interseccional, e. Procedimientos y comportamientos de la Junta, f. Alineación entre decisiones de los comités y de la Junta.

Los miembros del comité reflexionaron sobre las mejoras propuestas para incrementar la eficiencia de la Junta y de los comités, así como la mejora de la calidad de los resultados. Sugirieron algunos aportes, tales como agrupar las mejoras por aquellos que deberían cambiar su comportamiento, compartiendo el informe del director ejecutivo antes de cada reunión de la Junta y alentando las declaraciones conjuntas y más dinámicas de las constituyentes, entre otras.

Próximos pasos: se solicitó a OBA el seguimiento con la OIG sobre el Grupo Asesor del Inspector General sobre revisión de la gobernanza y compartir hallazgos de alto nivel desde el informe para asegurar tiempo suficiente para la revisión por el EGC de los hallazgos e incorporarlos dentro del debate sobre mejoras prácticas a la planificación de gobernanza para el retiro de la Junta (Ítem de acción EGC03/03).

3. Informe a la Junta: proceso de selección del director ejecutivo

Previo al Retiro de la Junta, el oficial de Ética presentó al EGC un resumen y actualización del proceso en curso para la selección del nuevo director ejecutivo del FM.

4. Temas relacionados con el Mecanismo Coordinador de País

El punto focal de EGC sobre temas relacionados con los MCP presentó una actualización sobre el flujo de trabajo, indicó que los TdR fueron desarrollados para el fortalecimiento del funcionamiento de los MCP y aclaró el rol del EGC en colaboración con el Secretariado, destacando la necesidad de acordar el cronograma para el flujo de trabajo.

Rene-Frederic Plain, gerente central de MCP, presentó una actualización del avance y varios resultados esperados en referencia a este tema. Las guías de MCP, incluyendo el Código de Conducta, la revisión de los criterios de elegibilidad y el marco de sustentabilidad, serán revisadas y presentadas en la próxima reunión de la Junta en mayo de 2017.

Finalmente, se enfatizó que los MCP perderán aproximadamente el 80% de su nivel actual de financiamiento debido al cierre de GMS, por lo que será necesario debatir a nivel de la Junta este desafío considerado primordial en la futura planificación de los MCP.

El EGC destacó la importancia de asegurar el adecuado apoyo a los MCP, no solo financiero sino también técnico. Asegurando el apoyo mas allá del financiamiento del FM un componente critico será redefinir nuevas modalidades de trabajo. La reunión de mediados de marzo del grupo de trabajo extendido de MCP deberá destacar esta necesidad.

Parte II: 27 al 29 de marzo de 2017

5. Proceso de selección del director ejecutivo 2016 (sesión ejecutiva)

El EGC mantuvo una sesión ejecutiva para debatir las lecciones aprendidas del proceso de selección del director ejecutivo en 2016. El proceso de selección del director ejecutivo 2017 y los TdR del Comité de Nombramiento del Director Ejecutivo 2017 (EDNC 2017) fueron debatidos posteriormente en sesión abierta.

6. Proceso de selección del director ejecutivo 2017

Martina Coxova, oficial fuente de OBA, presentó el cronograma propuesto para el proceso de selección del director ejecutivo 2017, comenzando con la aprobación de los TdR del EDNC 2017, en marzo, hasta noviembre 2017 con el nombramiento del director ejecutivo. El Secretariado señaló que los TdR revisados incluyen los aportes y comentarios recopilados durante febrero 2017 en el retiro de la Junta, subsiguientes consultas con la Junta y debates del EGC previos a su tercera reunión en marzo de 2017.

El EGC señaló la importancia de las revisiones para:
a. aclarar los roles y responsabilidades de las autoridades de la Junta y del EGC, su relación con EDNC 2017 y las diferentes etapas del proceso de selección;
b. refinar la composición del EDNC, incluyendo el agregado de una posición de vicepresidente;
c. aclarar y fortalecer el marco de confidencialidad a través del proceso de selección; y
d. reflejar las expectativas de la Junta en referencia al número de candidatos en la lista corta y sus perfiles.

Además el EGC debatió los hitos clave del proceso de selección 2017 y reconoció que el plan estratégico de trabajo del EDNC 2017, incluyendo la presentación de la lista corta de candidatos a la Junta, serán informados en los debates de la Junta durante la próxima reunión en mayo.

Conclusión: el EGC aprobó por unanimidad los TdR del director ejecutivo (Anexo 1 de GF/EGC03/18 – Revisión 2) e invitó a las autoridades de la Junta a enviar los TdR del director ejecutivo a la Junta para aprobación electrónica previo a la reunión de la Junta el 3 y 4 de mayo de 2017 (GF/EGC03/DP04).

7. Resumen de las decisiones y resultados de las sesiones ejecutivas

Declaración de la visión del Comité de Ética y Gobernanza. Durante la sesión de trabajo cerrada del mediodía el EGC aprobó y adoptó la declaración de visión con revisiones menores (GF/EGC03/DP02).

Participación del Banco Mundial en debates del Comité de Auditoría y Finanzas (“AFC”). El EGC recomendó la participación de los miembros del Banco Mundial durante la sesión conjunta de inversión y supervisión del Banco Mundial en la reunión del AFC, a fin de responder a las preguntas que pudieran surgir durante el debate.

Proceso de selección de las autoridades de la Junta. El EGC se reunió en sesión ejecutiva para debatir el fortalecimiento del debido proceso y su revisión en el marco del proceso de selección de las autoridades de la Junta. Durante el debate el EGC designó a Egon Zehnder para apoyar el fortalecimiento de la revisión del debido proceso de los candidatos a autoridades de la Junta.

8. Función ética de supervisión y prioridades estratégicas para 2017

Nick Jackson, oficial de Ética, presentó al EGC el borrador del informe anual de la Oficina de Ética del FM y la opinión 2016. Como el informe fue presentado en formato borrador, el oficial de Ética se comprometió a completar los ajustes necesarios en base a los aportes del EGC, especialmente en lo referido a la “familia” del Fondo Mundial, para el envío a la Junta como información.

9. Anticorrupción: política para combatir el fraude y la corrupción

El oficial de Ética presentó la política del FM para combatir el fraude y la corrupción para su aprobación por el EGC. El EGC manifestó la necesidad de obtener aportes del AFC sobre este tema y remitírselos para análisis. El EGC también consideró que el documento de la política puede reflejar un formato más corto solicitado por la Junta. El oficial de Ética confirmó que se compartirá la política con AFC para recibir comentarios y devolver al EGC una versión final.

10. Temas legales: privilegios e inmunidades (“P&I”)

Jean Abboud, oficial legal, presentó al EGC una actualización sobre el flujo de trabajo en privilegios e inmunidades, destacando el número de firmas adicionales y ratificaciones de los acuerdos sobre privilegios e inmunidades del Fondo Mundial (“Acuerdo P&I”) desde la segunda reunión del EGC realizada en octubre de 2016.

Conclusión: el Secretariado continuará comprometido con todos los socios relevantes para fortalecer los esfuerzos de abogacía y seguir discusiones activas en particular con países implementadores para la firma/ratificación del Acuerdo P&I.

11. Temas del Mecanismo Coordinador de País (MCP)

Abigail Moreland, jefa de Soluciones & Apoyos a Cartera de Subvenciones, presentó un resumen del rol de los MCP y el trabajo del Secretariado a la fecha. La importancia de que los MCP fueron diseñados para funcionar como se describe en el documento marco del FM también fue destacada en el contexto del desarrollo de la nueva estrategia de MCP.

Conclusión: el presidente reiteró que el EGC es el comité que lidera la responsabilidad sobre temas de los MCP, mientras asegura continuar la consulta con ambos comités (Estrategia y Auditoria y Finanzas) según sea necesario. El comité solicitó al Secretariado proveer una actualización sobre el estado de evolución de los MCP para la próxima reunión y por unanimidad se aprobó el Código de Conducta Ética para MCP que será presentado en la reunión de la Junta el 3 y 4 de mayo.

12. Proceso de selección de las autoridades de la Junta

El Secretariado presentó los términos de referencia de las autoridades de la Junta (GF/EGC03/04 – Revisión I) y la retroalimentación y comentarios recopilados durante la consulta en febrero de 2017 y en consultas subsiguientes con la Junta.

Conclusión: el Secretariado revisará en profundidad los términos de referencia con la visión de incluir algunos refinamientos adicionales. Los TdR de las autoridades de la Junta se enviarán a través de las autoridades de la Junta a los miembros de la Junta para aprobación durante la reunión de mayo de 2017.

13. Fortalecimiento de la gobernanza

Mouhamadou Diagne, inspector general, presentó los hallazgos preliminares de la revisión de gobernanza 2016, destacando los avances significativos desde la última revisión llevada a cabo en 2014. Sin embrago, importantes desafíos aún requieren ser abordados, particularmente en aspectos culturales y de comportamiento, e incluye:

a. asegurar la memoria institucional y la gestión del recambio a nivel de comités y Junta;
b. evolucionar en la composición de la Junta en un panorama cambiante;
c. mejorar la eficiencia de las reuniones de la Junta;
d. proveer un balance enfocado en áreas de mandatos centrales;
e. gestionar efectivamente las áreas transversales entre los comités; y
f. fortalecer la gestión de información sensible, lo cual es una preocupación de gobernanza emergente.

Conclusión: el EGC acordó que este flujo de trabajo requiere una deliberación más profunda y que debe tratarse nuevamente durante la próxima reunión del EGC en julio, a fin de encontrar acciones de alto nivel para abordar las debilidades identificadas por la OIG, Egon Zehnder y la oficina de Asuntos de la Junta.

14. Guías de gestión de las constituyentes

Raegan Boler, especialista sénior, presentó los antecedentes para el desarrollo de las Guías de Gestión de las Constituyentes y explicó la situación actual y las áreas de gestión claves identificadas en consulta con las constituyentes (ej. selección de miembros de la Junta, comunicación, etc.)

Conclusión: el EGC acordó que la fecha límite para la presentación del borrador de las Guías de Gestión de las Constituyentes se pasaría a la próxima reunión del EGC en julio de 2017, y que continúe el proceso de consulta con las constituyentes de la Junta y consultas enfocadas uno a uno.

15. Gestión del riesgo

Rahul Singhal, jefe de la Oficina de Riesgo, presentó la importancia de tener un marco de rendición de cuentas para riesgos relacionados con la gobernanza y la ética. Raegan Boler presentó los riesgos relacionados con la gobernanza identificados por OBA. Nick Jackson presentó los riesgos relacionados con la ética de los comités, haciendo algunos aportes para generar mejores políticas de ética y un marco de toma de decisión dentro de las organizaciones. Identificó riesgos claves, incluyendo fallas en la integridad, respeto y dignidad, rendición de cuentas, diligencia debida, fallas para aplicar la toma de decisión o actuar éticamente en ausencia de políticas y reglas (ej. cuestiones de cultura).

Conclusión: el EGC solicitó más información con análisis de los riesgos clave identificados, a fin de estar mejor capacitados para encontrar soluciones. Se acordó que el EGC debe revisar la gestión de riesgo en el futuro, particularmente la descomposición entre riesgos relacionados con la gobernanza y ética.

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