El Grupo de Coordinación se reunió por videoconferencia los días 15 de septiembre y 16 de octubre para tratar diversos temas. Se resumen a continuación los temas abordados, los acuerdos y los próximos pasos.
La videoconferencia del 15 de septiembre giró en torno a los siguientes temas: la revisión de su plan de trabajo, la agenda de la reunión de la Junta en noviembre, el registro de riesgo, el proceso de gestión de los resultados de la autoevaluación del comité y los resultados de la decisión sobre alineamiento de los ciclos de reaprovisionamiento y estrategia.
Durante la reunión se abordaron los siguientes temas:
Plan de trabajo del Grupo de Coordinación (GC): el GC revisó el plan de trabajo y realizó comentarios de edición específicos. Los miembros hicieron hincapié en la necesidad de reflejar en el plan de trabajo los temas transversales no necesariamente incluidos en los términos de referencia del GC pero que garanticen la discusión a nivel del GC. El presidente de la Junta solicita, en referencia al rol del GC, asegurar la inducción a los nuevos miembros de la Junta y de los comités antes de la reunión de la Junta en noviembre. El paquete de inducción debe ser considerado una prioridad inmediata.
Agenda de la reunión de la Junta en noviembre: se acordaron los contenidos para la agenda de la próxima reunión de la Junta y se compartirá un borrador para la consulta con sus miembros. Se acordó presentar una actualización sobre garantías de riesgo en noviembre, mientras se elabora el reporte consolidado de garantías de riesgo que deberá ser presentado en abril de 2016.
Revisión del registro de riesgo Q1 (Q2): durante la discusión todos los comités acordaron con los treinta riesgos identificados por el Secretariado. Sin embargo, se identificaron riesgos categorizados como altos que no presentan coincidencia con la codificación de color rojo. No hubo suficiente tiempo para la discusión y el abordaje de ciertos temas, y se definió la necesidad de discutir cuáles riesgos están dentro del alcance del FM, y cuáles dependen del trabajo de los socios. Asimismo es necesario definir las responsabilidades actuales del FM y la mutua rendición de cuentas, además de discutir mejor el aumento de la supervisión sobre cómo lo están haciendo los socios, en relación a su alcance y extensión.
Proceso de gestión de los resultados de la autoevaluación del comité: se delinearon los siguientes pasos a seguir para reportar la autoevaluación recibida de los responsables de conducción de cada comité: 1) revisión por parte de la conducción del comité; 2) compartirlo con el comité para la discusión durante su próxima reunión; 3) se compartirá una copia con el GC y los resultados de la autoevaluación de todos los comités y se discutirán en futuras reuniones del GC; 4) se compartirá una copia con el Grupo Transitorio de Gobernanza (GTG) para asistirlo con su flujo actual de trabajo sobre evaluación de desempeño y estructura de gobernanza. El GTG espera finalizar la autoevaluación el 21 de septiembre, luego de que las cuatro autoevaluaciones sean compartidas con el GC. Luego el GC consolidará una retroalimentación sobre la autoevaluación de los comités y enviará al secretariado las necesidades que deben abordarse.
Resultados de la decisión electrónica sobre el alineamiento de los ciclos de reaprovisionamiento y estrategia: debido a que el equipo de Estrategia se encuentra reescribiendo el documento en base a los comentarios recibidos, se sugiere al FOPC considerar la reunión virtual del SIIC en octubre, debido a que este punto de decisión será recomendado en forma conjunta.
En la videoconferencia realizada el 16 de octubre se trató lo siguiente: una actualización sobre los temas transversales a los comités, la revisión del registro de riesgo, una actualización sobre el trabajo del Comité Transitorio de Gobernanza/Oficina de Asuntos de la Junta (CTG/OAJ) sobre miembros de la Junta, y la concurrencia del GC a la sesión ejecutiva de la reunión de la Junta en noviembre.
Se resumen a continuación los temas abordados:
Actualización sobre temas transversales a los comités a fin de preparar el informe conjunto para la reunión de la Junta en noviembre. Se acordó el proceso para la elaboración de este informe y se aconsejó no duplicar la información contenida en los informes del Secretariado y de los comités a la Junta, así como enfocarse más en el carácter analítico del GC para revisar los temas transversales. El Presidente de la Junta solicitó a los presidentes de los comités enviar los aportes para el informe conjunto a la mayor brevedad, a fin de que la Oficina de Asuntos de la Junta prepare un borrador para la discusión del 22 de octubre de 2015. La versión final del informe debe ser enviado a la Junta el 26 de octubre.
Revisión del registro de riesgo del Q2 (Q2): se sugirió reordenar el registro de riesgo por categoría de riesgo (alto, medio, bajo). En cuanto al memo analítico que acompaña el registro de riesgo, los miembros del GC enfatizaron la importancia de recibir un análisis narrativo más completo sobre cómo avanzar hacia el abordaje de los riesgos, si la situación está mejorando o no, más información sobre los obstáculos, causas raíz, y acciones requeridas (qué, cómo, dónde y quién). Se realizaron comentarios específicos sobre riesgos individuales. Finalmente, el presidente de la Junta sugirió que la retroalimentación del GC debería incluirse en un informe conjunto a la Junta.
Actualización sobre el trabajo del Comité Transitorio de Gobernanza/Oficina de Asuntos de la Junta (CTG/OAJ) sobre miembros de la Junta: se sometió a debate con el GC un mapa del proceso detallando varios pasos, y se enfatizó que deberá ser considerado como un proceso cíclico y en evolución, dinámico e interactivo. El presidente del CTG mencionó la estrecha cooperación del CTG con el Secretariado/OBA en el flujo de trabajo. La OAJ está preparando un paquete de documentos para los miembros y el contenido será compartido con el GC para evaluar si los documentos seleccionados son adecuados y útiles. El objetivo es proveer a los nuevos miembros de la Junta información apropiada y fácil de usar. Se tendrá en cuenta la incorporación de nuevos miembros a las próximas sesiones de la Junta de noviembre de 2015 y abril de 2016. Se planifica una inducción para los nuevos miembros en la reunión de la Junta en noviembre.
Concurrencia del GC a la sesión ejecutiva de la reunión de la Junta en noviembre: se debatió la modalidad y valor agregado de la participación de los miembros del GC. El presidente de la Junta concluyó que, teniendo en cuenta los argumentos de los miembros del GC y los insumos de la discusión sobre este tema llevada a cabo el pasado 19 de octubre por el CTG, la conducción de la Junta tomará la decisión final sobre la participación del GC en la sesión ejecutiva en la reunión de la Junta en noviembre.
